Hinweisgeberschutzgesetz: Meldestelle, Fristen, Bußgeld

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt seit dem 2. Juli 2023 die europäische Whistleblowing-Richtlinie um und schafft erstmals ein einheitliches, umfassendes Schutzregime für Personen, die im beruflichen Kontext Verstöße gegen Rechtsvorschriften melden oder offenlegen. Kernstück ist die Pflicht bestimmter Beschäftigungsgeber, eine interne Meldestelle einzurichten, sowie ein umfassendes Verbot von Repressalien gegen hinweisgebende Personen. Für Unternehmensleitungen ist das Gesetz mittlerweile fester Bestandteil der Compliance-Organisation und verlangt mehr als nur eine formale Meldebox im Intranet.

Wer zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet ist

Nach § 12 Abs. 1 Satz 1 HinSchG müssen Beschäftigungsgeber dafür sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können. Diese Pflicht gilt gemäß § 12 Abs. 2 HinSchG grundsätzlich nur für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Für bestimmte, im Gesetz eigens benannte Unternehmen – etwa aus dem Wertpapier-, Versicherungs- und Finanzdienstleistungssektor – gilt die Pflicht nach § 12 Abs. 3 HinSchG dagegen unabhängig von der Beschäftigtenzahl. Konzerne können unter bestimmten Voraussetzungen eine gemeinsame Meldestelle für mehrere Gesellschaften einrichten, was in der Praxis erhebliche organisatorische Erleichterung schafft.

Das Verfahren bei internen Meldungen: die Fristen im Einzelnen

§ 17 HinSchG gibt der internen Meldestelle einen klaren Verfahrensrahmen vor. Sie muss:

1. der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen,
2. prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt,
3. mit der hinweisgebenden Person Kontakt halten und die Stichhaltigkeit der Meldung prüfen,
4. erforderlichenfalls weitere Informationen nachfordern und
5. angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG ergreifen – etwa interne Untersuchungen, die Abgabe an zuständige Behörden oder die Einstellung des Verfahrens mangels hinreichender Anhaltspunkte.

Die Rückmeldung an die hinweisgebende Person über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen muss innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erfolgen – wurde der Eingang nicht bestätigt, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung. Diese Rückmeldung darf allerdings nur so weit gehen, wie dadurch interne Nachforschungen nicht gefährdet und die Rechte der betroffenen Personen nicht beeinträchtigt werden.

Repressalienverbot und Beweislastumkehr

Das Gesetz untersagt jede Repressalie gegen eine hinweisgebende Person, die zulässig gemeldet oder offengelegt hat – von der Kündigung über die Versagung einer Beförderung bis zu Mobbing oder Rufschädigung. Praktisch bedeutsam ist die gesetzliche Vermutungsregel: Erleidet eine hinweisgebende Person im beruflichen Zusammenhang einen Nachteil, wird vermutet, dass dieser eine Repressalie wegen der Meldung darstellt. Der Beschäftigungsgeber muss dann darlegen und beweisen, dass der Nachteil auf hinreichend gerechtfertigten anderen Gründen beruhte und nicht auf der Meldung selbst. Diese Beweislastumkehr verschiebt das prozessuale Risiko spürbar zulasten des Beschäftigungsgebers und sollte bei jeder personellen Maßnahme gegenüber einem bekannten Hinweisgeber mitbedacht werden.

Bußgelder: die dreistufige Sanktionsstaffel

§ 40 HinSchG staffelt die Bußgeldhöhe nach der Schwere des Verstoßes:

• Bis zu 50.000 Euro, wenn eine Meldung oder die damit verbundene Kommunikation behindert wird, wenn eine Repressalie ergriffen wird oder bei einem vorsätzlichen oder leichtfertigen Vertraulichkeitsverstoß (jeweils auch im Versuch, soweit gesetzlich vorgesehen).
• Bis zu 20.000 Euro, wenn entgegen der gesetzlichen Pflicht keine interne Meldestelle eingerichtet und betrieben wird oder wenn wissentlich eine unrichtige Information offengelegt wird.
• Bis zu 10.000 Euro in den übrigen Fällen, insbesondere bei einem lediglich fahrlässigen Vertraulichkeitsverstoß.

Praxishinweis: Mitbestimmung nicht übersehen

Ein in der Praxis häufig unterschätzter Punkt ist die betriebliche Mitbestimmung: Das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein hat mit Beschluss vom 08.07.2025 (2 TaBV 16/24) bestätigt, dass die Einrichtung und Ausgestaltung einer internen Meldestelle nach § 12 HinSchG der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG unterfällt – auch dann, wenn der Betrieb der Meldestelle an einen externen Dienstleister oder eine Ombudsperson ausgelagert wird. Unternehmen mit Betriebsrat sollten die Meldestelle daher nicht allein durch die Geschäftsleitung implementieren, sondern die Mitbestimmungsrechte frühzeitig einbinden, um eine spätere Anfechtung der Betriebsvereinbarung oder einstweilige Verfügungen zu vermeiden.

Rechtsanwalt Dr. Traub berät Unternehmen bei der rechtssicheren Implementierung interner Meldestellen – von der Verfahrensordnung über die Auswahl zwischen eigenem Betrieb und externer Ombudsstelle bis zur Abstimmung mit dem Betriebsrat – sowie bei der Verteidigung gegen den Vorwurf verbotener Repressalien.