ApO 2026: Was die neue Außenprüfungsordnung ändert

Warum eine Verwaltungsvorschrift Sie trotzdem etwas angeht

Die ApO ist kein Gesetz. Sie ist eine Allgemeine Verwaltungsvorschrift, die das Bundesministerium der Finanzen nach Artikel 108 Absatz 7 Grundgesetz mit Zustimmung des Bundesrates erlässt, weil die Außenprüfung von den Landesfinanzbehörden durchgeführt wird. Rechtlich bindet sie zunächst nur die Finanzverwaltung selbst, nicht unmittelbar Sie als Steuerpflichtigen.

Diese Feinheit wird in der Beratungspraxis häufig unterschätzt. Eine Verwaltungsvorschrift entfaltet über den Gleichheitssatz des Artikels 3 Absatz 1 Grundgesetz eine Selbstbindung der Verwaltung. Weicht ein Finanzamt ohne sachlichen Grund von den eigenen Vorgaben der ApO ab, etwa indem es die vorgeschriebene risikoorientierte Auswahl erkennbar ignoriert oder eine zugesagte Rahmenvereinbarung missachtet, wird daraus ein Ermessensfehler, der sich im Einspruchsverfahren rügen lässt. Die ApO ist damit kein Papiertiger. Sie ist der Maßstab, an dem Sie das Verhalten des Prüfers messen können, sobald sie in Kraft ist.

Die schon seit 2025 geltenden gesetzlichen Neuerungen der Außenprüfung, insbesondere das qualifizierte Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO und die auf fünf Jahre begrenzte Ablaufhemmung nach § 171 Absatz 4 AO, bleiben von der ApO unberührt. Diese Vorschriften stehen im Gesetz selbst und wirken unmittelbar. Die ApO erklärt der Finanzverwaltung, wie sie mit diesen Instrumenten organisatorisch umzugehen hat. Wer beides kennt, das Gesetz und die Verwaltungsvorschrift dazu, verhandelt in der Prüfung von einer besseren Position aus.

Die Rechtslage im Einzelnen

Was die Betriebsprüfungsordnung 2000 regelte und warum sie ersetzt wird

Die Betriebsprüfungsordnung vom 15. März 2000 war seit einem Vierteljahrhundert die maßgebliche interne Handlungsanweisung für Betriebsprüfer. Sie stammt aus einer Zeit vor der elektronischen Buchführungspflicht, vor dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung und weit vor der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit, wie sie das DAC7-Umsetzungsgesetz vom 20. Dezember 2022 vorschreibt. Zwischenzeitliche Einzeländerungen konnten diesen Rückstand nicht mehr auffangen.

Der Name selbst war Teil des Problems. „Betriebsprüfung“ erfasste sprachlich nur den klassischen gewerblichen Betrieb, während § 193 AO seit jeher weitergehende Prüfungssubjekte kennt, etwa Freiberufler und bestimmte Steuerpflichtige nach § 147a AO. Die Umbenennung in Außenprüfungsordnung ist deshalb mehr als Kosmetik. Sie bringt den Namen der Verwaltungsvorschrift erstmals mit dem tatsächlichen Anwendungsbereich der Außenprüfung nach der Abgabenordnung in Übereinstimmung.

Der Weg der ApO: vom Entwurf zur Zustimmung des Bundesrats

Das Bundesfinanzministerium veröffentlichte den Referentenentwurf am 23. März 2026 unter dem Titel „Allgemeine Verwaltungsvorschrift für die Außenprüfung, Außenprüfungsordnung (ApO), Änderung und Neufassung der Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000)“. Verbände und Kammern konnten bis zum 17. April 2026 Stellung nehmen. Der Deutsche Steuerberaterverband reichte am 30. April 2026 seine Stellungnahme S 03/26 ein. Das Bundeskabinett befasste sich am 20. Mai 2026 mit dem Entwurf, bevor der Bundesrat am 10. Juli 2026 zustimmte, ohne den Text gegenüber dem Referentenentwurf noch wesentlich zu ändern.

Damit fehlt zum Redaktionsschluss dieses Beitrags nur noch ein Schritt. Die ApO tritt nach den vorliegenden Angaben am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Bundessteuerblatt in Kraft, und mit demselben Tag verliert die BpO 2000 ihre Geltung. Eine öffentlich zugängliche Bestätigung, dass diese Veröffentlichung bereits erfolgt ist, lag zum Zeitpunkt der Recherche für diesen Beitrag nicht vor. Sie sollten das Datum der Veröffentlichung im Bundessteuerblatt vor einer laufenden oder anstehenden Prüfung gezielt erfragen, weil davon abhängt, ob der Prüfer schon nach den neuen oder noch nach den alten Maßstäben verfährt.

Die neun Abschnitte der ApO im Überblick

Die ApO gliedert sich anders als die alte BpO in neun Abschnitte, die der praktischen Chronologie einer Prüfung folgen: allgemeine Grundsätze der Außenprüfung, Durchführung der Prüfung, Konzern- und Verbundprüfungen, Mitwirkung des Bundeszentralamts für Steuern, Einsatz prüfender Personen, Karteien und Verzeichnisse, Prüfungsgeschäftspläne und Jahresstatistik, Austausch von Prüfungserfahrungen sowie Inkrafttreten. Für Sie als Unternehmer sind vor allem die ersten drei Abschnitte relevant, weil sie die Auswahl, den Ablauf und die besonderen Regeln für Konzerne betreffen.

Risikoorientierte Fallauswahl statt Zufallsprinzip

Die praktisch größte Neuerung steckt im ersten Abschnitt. Die ApO erhebt die risikoorientierte Fallauswahl zum ausdrücklichen Leitprinzip, gestützt auch auf internationale Risikobewertungsverfahren, wie sie im Austausch mit ausländischen Steuerverwaltungen entstehen. Bislang stand im Zentrum der Auswahl vor allem die Größenklasse Ihres Betriebs, verbunden mit der aus der BpO 2000 bekannten Erwartung, dass Großbetriebe nahezu lückenlos angeschlossen geprüft werden.

Die neue Systematik verschiebt den Schwerpunkt. Prüfungsintensität und Prüfungsumfang sollen sich stärker daran ausrichten, wie hoch das eingeschätzte steuerliche Risiko eines Falls tatsächlich ist. Für Großbetriebe und Konzerne bleibt die Anschlussprüfung zwar der Regelfall, die ApO benennt aber erstmals Kriterien, unter denen die Finanzbehörde von einer Anschlussprüfung absehen kann. Ein Unternehmen mit sauberer Complianceorganisation und unauffälliger Prüfungshistorie hat damit erstmals eine dokumentierte Chance, aus dem Dauertakt der Anschlussprüfung herauszufallen. Einen einklagbaren Anspruch auf diese Einstufung begründet die ApO nicht, das bleibt eine Ermessensentscheidung der Behörde.

Zugleich wird die frühere Sonderregelung zur zeitnahen Betriebsprüfung nach § 4a BpO 2000 gestrichen. Der Gedanke dahinter, Prüfungen möglichst nah am Besteuerungszeitraum durchzuführen, wird nicht aufgegeben, sondern als allgemeines Leitprinzip für alle Prüfungen verankert, nicht mehr nur für die Betriebe, die sich freiwillig für das gesonderte Verfahren angemeldet hatten.

Die Rahmenvereinbarung: neues Verhandlungsinstrument

Ein Instrument, das es in dieser Form bisher nicht gab, ist die Rahmenvereinbarung. Finanzbehörde und Steuerpflichtiger können verbindlich festlegen, wie die Prüfung ablaufen soll, welche Kommunikationswege genutzt werden, welche Fristen für die Beantwortung von Prüfungsanfragen gelten und welche Termine und Erreichbarkeiten vereinbart sind. Für Unternehmen mit eingespielter Steuerabteilung ist das ein erhebliches Planungsinstrument, weil sich damit vermeiden lässt, dass Anforderungen unkoordiniert und ohne Vorlauf eintreffen.

Die Grenzen sind ebenso wichtig wie die Möglichkeiten. Nicht vereinbart werden können die vollständige Aussparung einzelner Prüfungsfelder, ein genereller Verzicht auf die Betriebsbesichtigung oder ein Ausschluss der Mitwirkung Dritter, etwa von Auskunftspersonen. Die Rahmenvereinbarung organisiert die Prüfung, sie verkürzt sie nicht inhaltlich. Wer sie als Mittel missversteht, um unangenehme Themen aus der Prüfung herauszuverhandeln, wird enttäuscht.

Bemerkenswert ist die Kopplung an das qualifizierte Mitwirkungsverlangen. Hält sich ein Unternehmen an eine geschlossene Rahmenvereinbarung, entfällt nach den vorliegenden Informationen der Anlass für die Finanzbehörde, zum schärferen Mittel des § 200a AO zu greifen. Die Rahmenvereinbarung wird damit auch zu einem Instrument der Risikovorsorge gegen Mitwirkungsverzögerungsgeld und Zuschlag.

Teilabschlussbescheide: Rechtssicherheit vor Prüfungsende

Bislang mussten Sie regelmäßig bis zum Abschluss der gesamten Prüfung warten, um Rechtssicherheit über einzelne Feststellungen zu erhalten. Die ApO konkretisiert die Möglichkeit, abgrenzbare Prüfungsfeststellungen bereits während der laufenden Prüfung durch einen Teilabschlussbescheid verbindlich zu regeln, gestützt auf die gesetzliche Grundlage in § 180 Absatz 1a AO. Im Regelfall sollen dabei nur die für die Besteuerung erheblichen Feststellungen dargestellt werden, nicht der gesamte Prüfungsstoff.

Für Sie bedeutet das eine neue taktische Option. Ein streitiger Einzelpunkt, etwa eine Verrechnungspreisfrage oder eine umstrittene Abschreibung, muss nicht mehr zwangsläufig die gesamte Prüfung offenhalten. Voraussetzung ist regelmäßig, dass Sie zu diesem Punkt vollständig und richtig mitgewirkt haben. Wer hier taktisch unvollständig informiert, verspielt den Vorteil des frühen Abschlusses und riskiert später ohnehin eine Aufrollung.

Konzernprüfungen: höhere Schwelle, klare Leitung

Für Konzern- und Verbundprüfungen hebt die ApO die Umsatzschwelle, ab der eine verpflichtende Konzernprüfung greift, von 25 Millionen auf 50 Millionen Euro Außenumsatz an. Mittelständische Unternehmensgruppen, die knapp über der alten Schwelle lagen, fallen dadurch möglicherweise aus dem Konzernprüfungsregime heraus und werden stattdessen nach den allgemeinen, risikoorientierten Regeln geprüft.

Wo eine Konzernprüfung stattfindet, stärkt die ApO die Rolle der Konzernprüfungsleitung. Diese erhält ausdrücklich die Befugnis, verbindliche Zeitpläne für die beteiligten Landesfinanzbehörden vorzugeben und Abweichungen dokumentieren zu lassen. Für Unternehmensgruppen mit Beteiligungen in mehreren Bundesländern soll das die bisher häufig zu beobachtende Zersplitterung der Prüfungstermine verringern.

Koordinierte Lohnsteuer-Außenprüfung: erstmals eigenständig geregelt

Bislang war die Lohnsteuer-Außenprüfung organisatorisch eng an die allgemeine Betriebsprüfung angelehnt, ohne eigene, klar konturierte Regeln. Die ApO führt hierfür erstmals eine eigenständige, koordinierte Regelung ein. Sie greift nach den vorliegenden Angaben insbesondere bei Arbeitgebern ab einer Größenordnung von 10.000 Beschäftigten in Verbindung mit einer zusätzlichen Umsatzschwelle. Für kleinere und mittlere Arbeitgeber ändert sich an der bisherigen Praxis der Lohnsteuer-Außenprüfung durch diese spezielle Regelung wenig, sie bleibt aber Teil des allgemeinen risikoorientierten Systems.

Digitale Prüfungsmethoden: was sich technisch ändert

Für den täglichen Ablauf einer Prüfung ist die Öffnung für digitale Kommunikation spürbar. Schlussbesprechungen und Zwischengespräche können künftig ausdrücklich auch elektronisch stattfinden, etwa per Telefon- oder Videokonferenz, gestützt auf die allgemeinen Regeln der §§ 87a und 201 AO zur elektronischen Kommunikation mit der Finanzverwaltung. Das bisherige, physisch gedachte Betriebsprüfungsarchiv wird durch den Austausch über geeignete Plattformen und Kommunikationsmittel ersetzt.

Unterlagen, die Sie in digitaler Form überlassen, dürfen von der Finanzbehörde auf einem gesicherten Datenverarbeitungssystem gespeichert und verarbeitet werden. Für Ihre Praxis heißt das, dass die Frage, in welchem Format und über welchen Kanal Sie Unterlagen übermitteln, an Bedeutung gewinnt und sich in der Rahmenvereinbarung ausdrücklich festhalten lässt. Auch die frühere starre Rangfolge der Prüfungsorte, wonach die Prüfung an Amtsstelle nur nachrangig stattfinden durfte, entfällt. Geschäftsräume, Wohnräume und die Amtsstelle des Finanzamts werden nach den tatsächlichen Gegebenheiten des Einzelfalls gleichrangig behandelt, was auch Homeoffice-Konstellationen praktikabler macht.

Das Verhältnis zum qualifizierten Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO

Wer sich bereits mit dem qualifizierten Mitwirkungsverlangen befasst hat, findet in der ApO die organisatorische Kehrseite dieser seit 2025 geltenden Norm. § 200a Absatz 1 AO erlaubt der Finanzbehörde, frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen zu erlassen, das Sie innerhalb eines Monats zu erfüllen haben. Bei Nichterfüllung entsteht ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je Kalendertag, mit einem möglichen Zuschlag von bis zu 25.000 Euro täglich. Die genauen Voraussetzungen, Fristen und Verteidigungsmöglichkeiten habe ich in einem eigenen Beitrag ausführlich dargestellt, siehe Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO.

Die ApO regelt dazu den Verfahrensweg innerhalb der Finanzverwaltung. Sie schreibt vor, dass dem qualifizierten Mitwirkungsverlangen eine einfache Mitwirkungsaufforderung vorausgegangen sein muss, die erkennbar erfolglos blieb, und ordnet die Beteiligung des Bundeszentralamts für Steuern in den Fällen, in denen dieses an der Prüfung mitwirkt. Für Sie als Betroffenen ergibt sich daraus ein zusätzlicher Prüfpunkt. Können Sie nachweisen, dass eine solche vorgelagerte, einfache Aufforderung nie erging oder dass eine bestehende Rahmenvereinbarung eingehalten wurde, ist das ein Ansatzpunkt, um die formelle Rechtmäßigkeit des qualifizierten Mitwirkungsverlangens selbst infrage zu stellen, unabhängig von der materiellen Frage der Entschuldbarkeit nach § 200a Absatz 2 AO.

Kritik der Verbände: wo der Entwurf nach Auffassung des DStV zu kurz greift

Der Deutsche Steuerberaterverband hat sich in seiner Stellungnahme S 03/26 vom 30. April 2026 grundsätzlich zustimmend, in wesentlichen Punkten aber kritisch geäußert. Der Kern der Kritik richtet sich gegen das Fehlen eines verbindlichen Rechtsanspruchs. Der Entwurf strebt zeitnähere Prüfungen zwar als Ziel an, begründet daraus aber keinen einklagbaren Anspruch des einzelnen Steuerpflichtigen. Der Verband fordert stattdessen ein größenunabhängiges Antragsrecht auf eine zeitnahe Außenprüfung, das auch kleinen und mittleren Unternehmen offensteht, nicht nur den ohnehin regelmäßig geprüften Großbetrieben.

Zweiter Kritikpunkt sind unbestimmte Rechtsbegriffe an mehreren Stellen des Entwurfs, insbesondere bei den Kriterien der risikoorientierten Fallauswahl selbst, beim Prüfungsumfang und bei der Mitteilung von Prüfungsschwerpunkten. Der Steuerberaterverband fordert klare, nachvollziehbare Risikoparameter, damit die neue Systematik nicht zu einer Blackbox wird, deren Kriterien sich der Überprüfung entziehen. Bei den Rahmenvereinbarungen wünscht sich der Verband außerdem, dass Berater diese aktiv vorschlagen können und eine Ablehnung durch die Finanzbehörde nur aus gewichtigen Gründen erfolgen darf.

Diese Kritik ist für Ihre Praxis relevant, weil sie zeigt, wo die neue Ordnung noch Streitpotenzial birgt. Wo ein Gesetz oder eine Verwaltungsvorschrift unbestimmte Begriffe verwendet, verschiebt sich die eigentliche Auseinandersetzung in die Auslegung im Einzelfall, und genau dort setzt eine sachkundige Begleitung der Prüfung an.

Rechtsprechung: warum die Grenzen aus der BpO-Ära weitergelten

Zur ApO selbst liegt naturgemäß noch keine Rechtsprechung vor, die Verwaltungsvorschrift ist zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch nicht einmal formal in Kraft getreten. Das bedeutet aber nicht, dass die risikoorientierte Fallauswahl frei von gerichtlicher Kontrolle bliebe. Der Bundesfinanzhof hat bereits zur alten Rechtslage entschieden, dass die Anordnung einer Außenprüfung nach § 193 AO zwar grundsätzlich ohne besondere Voraussetzungen zulässig ist, die Finanzbehörde sich dabei aber nicht von sachfremden Erwägungen leiten lassen darf.

BFH, Urteil vom 28.09.2011, VIII R 8/09 Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass die Entscheidung über die Anordnung einer Außenprüfung eine Ermessensentscheidung ist, die gerichtlich nach § 102 FGO nur eingeschränkt überprüfbar ist. Ein Verstoß gegen das Willkür- und Schikaneverbot liegt vor, wenn die Prüfung erkennbar nicht der Aufklärung der steuerlichen Verhältnisse dient, sondern sachfremden Zwecken folgt. Das bloße Bestehen der Aussicht auf ein geringfügiges Mehrergebnis schließt einen solchen Ermessensfehler für sich genommen noch nicht aus.

Dieser Maßstab wandert mit in die neue, risikoorientierte Welt der ApO. Wenn eine Finanzbehörde künftig eine Prüfung mit dem Hinweis auf ein angebliches Risiko anordnet, dieses Risiko aber weder im Verwaltungsvorgang dokumentiert noch nachvollziehbar ist, bleibt der Weg über das Willkür- und Schikaneverbot offen. Die von der ApO geforderte Dokumentation der Risikobewertung wird in diesem Zusammenhang zu einem eigenen Prüfpunkt, weil sie zugleich die Grundlage liefert, an der sich eine spätere gerichtliche Überprüfung festmachen lässt. Fehlt die Dokumentation, fehlt der Finanzbehörde im Streitfall der Nachweis, dass sie überhaupt nach den eigenen, neuen Maßstäben verfahren ist.

Prüfschema: Ordnen Sie Ihre Betriebsprüfung in die neue Rechtslage ein

Schritt 1: Ist die ApO für Ihre Prüfung bereits maßgeblich? Prüfen Sie das Datum der Bekanntgabe der Prüfungsanordnung im Verhältnis zum Inkrafttreten der ApO. Bei Prüfungen, deren Anordnung vor der Veröffentlichung im Bundessteuerblatt erging, sollten Sie beim Prüfer ausdrücklich nachfragen, ob die Behörde die neuen Grundsätze gleichwohl bereits anwendet. Ergebnis Ja: weiter mit Schritt 2. Ergebnis unklar: schriftliche Klärung anfordern.

Schritt 2: Fällt Ihr Betrieb unter die Konzernprüfung oder unter die allgemeinen Regeln? Maßgeblich ist die Umsatzschwelle von 50 Millionen Euro Außenumsatz. Liegt Ihr Konzern darunter, prüfen Sie, ob die frühere verpflichtende Konzernprüfung entfällt und stattdessen die allgemeinen, risikoorientierten Regeln greifen. Ergebnis Ja, unter der Schwelle: allgemeine Regeln, weiter mit Schritt 3. Ergebnis Nein: besondere Regeln für Konzernprüfungen beachten.

Schritt 3: Lohnt sich eine Rahmenvereinbarung? Bei absehbar längeren oder komplexeren Prüfungen, insbesondere mit internationalem Bezug, sprechen Sie den Prüfer aktiv auf eine Rahmenvereinbarung an. Klären Sie vorab intern, welche Fristen und Kommunikationswege Ihre Organisation realistisch leisten kann, bevor Sie sich verbindlich festlegen. Ergebnis Ja: Entwurf einer Rahmenvereinbarung vorbereiten. Ergebnis Nein: reguläre Prüfung ohne Sondervereinbarung.

Schritt 4: Gibt es abgrenzbare Streitpunkte für einen Teilabschlussbescheid? Identifizieren Sie frühzeitig Einzelfragen, die sich sauber von der übrigen Prüfung trennen lassen und bei denen Sie vollständig mitgewirkt haben. Ergebnis Ja: Antrag auf Teilabschlussbescheid für diesen Punkt erwägen. Ergebnis Nein: Gesamtabschluss abwarten.

Schritt 5: Droht ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen? Prüfen Sie, ob bereits eine einfache Mitwirkungsaufforderung erging und ob die Sechsmonatsfrist seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung verstrichen ist. Ergebnis Ja: die Ausführungen zu § 200a AO im verlinkten Beitrag beachten, insbesondere die Monatsfrist und die Möglichkeit der Fristverlängerung. Ergebnis Nein: normale Mitwirkung fortsetzen.

Beispielsfall

Beispielsfall: Ein Maschinenbauzulieferer mit 95 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von 38 Millionen Euro erhält im September eine Prüfungsanordnung für die letzten drei Geschäftsjahre. Der Betrieb war zuvor nie durchgängig anschlussgeprüft worden, zuletzt lag die vorangegangene Prüfung acht Jahre zurück. Der Prüfer kündigt im Eröffnungsgespräch an, die Prüfung schwerpunktmäßig auf die Verrechnungspreise mit einer polnischen Tochtergesellschaft und auf die Bildung von Rückstellungen zu konzentrieren, und schlägt eine Rahmenvereinbarung vor, die feste Antwortfristen von drei Wochen je Anforderung sowie monatliche Videokonferenzen zum Sachstand vorsieht.

Die Geschäftsführung lässt die Rahmenvereinbarung durch die Steuerabteilung gegenprüfen. Die Frist von drei Wochen erscheint für Standardanforderungen angemessen, für die international zu beschaffenden Verrechnungspreisunterlagen jedoch zu knapp. In der Vereinbarung wird deshalb für diesen Themenblock eine gesonderte Frist von sechs Wochen aufgenommen, dokumentiert mit dem Hinweis auf die Kommunikationswege mit der polnischen Gesellschaft. Zur Frage der Rückstellungen einigen sich Unternehmen und Prüfer nach zwei Monaten auf einen gemeinsamen Sachstand und beantragen für diesen Themenblock einen Teilabschlussbescheid, während die Verrechnungspreisfrage weiterläuft. Das Unternehmen vermeidet dadurch, dass ein unstrittiger Themenblock den gesamten Prüfungsabschluss verzögert, und schafft für die Bilanzierung der Folgejahre frühzeitig Klarheit über die anerkannte Rückstellungshöhe.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Sofort: Prüfen Sie bei jeder neuen oder laufenden Prüfungsanordnung das Datum im Verhältnis zum Inkrafttreten der ApO und fragen Sie im Zweifel aktiv beim Finanzamt nach, welche Fassung angewendet wird.
2. Vor dem Eröffnungsgespräch: Bereiten Sie intern eine Einschätzung vor, welche Fristen und Kommunikationswege Ihre Organisation realistisch leisten kann, damit Sie im Gespräch über eine Rahmenvereinbarung sofort handlungsfähig sind.
3. Bei Konzernstrukturen: Prüfen Sie anhand der letzten Jahresabschlüsse, ob Ihr Verbund noch über oder bereits unter der neuen Schwelle von 50 Millionen Euro Außenumsatz liegt, und leiten Sie daraus ab, welches Prüfungsregime für Sie gilt.
4. Bei absehbaren Streitpunkten: Grenzen Sie einzelne Themenblöcke frühzeitig ab und sprechen Sie einen Teilabschlussbescheid an, statt die gesamte Prüfung offenzuhalten.
5. Bei jedem Hinweis auf Mitwirkungsdefizite: Reagieren Sie, bevor die Sechsmonatsfrist für das qualifizierte Mitwirkungsverlangen verstreicht, und dokumentieren Sie jede Teillieferung.
6. Laufend: Bitten Sie Ihren Prüfer um schriftliche Auskunft, auf welcher Risikoeinschätzung die Anordnung oder der Prüfungsschwerpunkt beruht. Diese Dokumentation kann später über Erfolg oder Misserfolg eines Einspruchs entscheiden.

Die häufigsten Fehler

Die ApO wird für unmittelbar geltendes Recht gehalten, das automatisch mehr Rechte verschafft. Sie ist eine Verwaltungsvorschrift. Ihre Wirkung entfaltet sich über die Selbstbindung der Verwaltung, nicht als unmittelbarer Anspruch.

Eine Rahmenvereinbarung wird unterschrieben, ohne die eigene Leistungsfähigkeit geprüft zu haben. Wer Fristen zusagt, die er nicht einhalten kann, verliert genau den Vorteil, den die Vereinbarung eigentlich bringen sollte, und öffnet die Tür zu Mitwirkungsverzögerungsgeld.

Die Chance auf einen Teilabschlussbescheid wird nicht genutzt. Unternehmen warten aus Gewohnheit auf den Gesamtabschluss, obwohl sich einzelne Punkte längst hätten klären lassen.

Die neue Konzernschwelle wird übersehen. Wer die alte Grenze von 25 Millionen Euro im Kopf behält, unterschätzt möglicherweise, dass er inzwischen unter die allgemeinen, risikoorientierten Regeln fällt, mit anderen Beteiligungsrechten und einer anderen Prüfungsleitung.

Die Dokumentation der Risikobewertung wird nicht eingefordert. Wer nicht nachfragt, auf welcher Grundlage die Behörde geprüft oder einen Schwerpunkt gesetzt hat, verzichtet auf einen späteren Angriffspunkt gegen fehlerhafte Ermessensausübung.

Verbandskritik wird als bloße Randnotiz abgetan. Die vom Deutschen Steuerberaterverband benannten unbestimmten Rechtsbegriffe sind reale Streitfelder. Wer sie kennt, kann eigene Argumente früher platzieren.

Anwaltliche Unterstützung

Die neue Außenprüfungsordnung verschiebt das Kräfteverhältnis zwischen Finanzverwaltung und Unternehmen an mehreren Stellen zugleich, bei der Auswahl, beim Ablauf und bei der Frage, wann eine Prüfung überhaupt endet. Wer diese Verschiebungen nicht kennt, verhandelt aus einer schwächeren Position, selbst wenn die Sachlage in der Steuerfrage selbst eindeutig für ihn spricht.

Rechtsanwalt Dr. Holger Traub begleitet als Fachanwalt für Steuerrecht Unternehmen von der ersten Prüfungsankündigung bis zur Schlussbesprechung, einschließlich der Verhandlung von Rahmenvereinbarungen und der Beurteilung, ob ein Teilabschlussbescheid im konkreten Fall sinnvoll ist. Als Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht sowie für Insolvenz- und Sanierungsrecht behält er zugleich im Blick, welche gesellschafts- und haftungsrechtlichen Folgen eine Prüfungsfeststellung über die reine Steuerfrage hinaus haben kann.

Wenn bei Ihnen eine Prüfungsanordnung eingegangen ist oder Sie eine Prüfung erwarten, lohnt sich die frühzeitige Einordnung in die neue Rechtslage, solange die entscheidenden Weichen, insbesondere eine mögliche Rahmenvereinbarung, noch nicht gestellt sind.

Quellenverzeichnis

• Bundesministerium der Finanzen, Referentenentwurf einer Allgemeinen Verwaltungsvorschrift für die Außenprüfung, Außenprüfungsordnung (ApO), vom 23. März 2026
• Art. 108 Absatz 7 Grundgesetz, Ermächtigung zum Erlass allgemeiner Verwaltungsvorschriften mit Zustimmung des Bundesrates
• § 193 Absatz 1 Abgabenordnung, Zulässigkeit der Außenprüfung
• § 180 Absatz 1a Abgabenordnung, Teilabschlussbescheid
• § 200a Abgabenordnung, Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen, in der Fassung des DAC7-Umsetzungsgesetzes
• § 171 Absatz 4 Satz 3 Abgabenordnung, Ablaufhemmung, Neufassung mit Wirkung zum 1. Januar 2025
• Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 vom 20. Dezember 2022 (BGBl I S. 2730), DAC7-Umsetzungsgesetz
• Deutscher Steuerberaterverband, Stellungnahme S 03/26 vom 30. April 2026 zum Referentenentwurf der ApO
• Bundesrat, Zustimmungsbeschluss zur Außenprüfungsordnung vom 10. Juli 2026
• BFH, Urteil vom 28.09.2011, VIII R 8/09, zum Willkür- und Schikaneverbot bei Anordnung einer Außenprüfung
• Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) vom 15. März 2000, außer Kraft mit Inkrafttreten der ApO

Weiterführende Beiträge

• Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO: Die schärfste Waffe der Betriebsprüfung
• Prüfungsanordnung erhalten: die ersten Schritte
• Ablaufhemmung nach § 171 Absatz 4 AO: wann die Verjährung eingefroren wird
• Wenn aus der Betriebsprüfung ein Steuerstrafverfahren wird